Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Stan na 21 sierpnia 2026 r.

Niniejsza informacja jest skierowana do uczestników wydarzenia VIII Słubicko-Frankfurckie Forum Kształcenia i Forum Wielojęzyczności 2026 i opisuje przetwarzanie danych osobowych w związku z rejestracją, przeprowadzeniem, dokumentowaniem oraz rozliczeniem wydarzenia. Wydarzenie odbywa się w ramach projektu „Budowanie mostów edukacyjnych” („Bildungsbrücken bauen”) w programie „Bildungskommunen”.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO jest:

Stadt Frankfurt (Oder) – Miasto Frankfurt nad Odrą, reprezentowane przez Nadburmistrza
Marktplatz 1, 15230 Frankfurt (Oder), Niemcy
tel. +49 335 552-0
e-mail: Kooperationszentrum@frankfurt-oder.de

Wydarzenie jest organizowane w strukturach Miasta przez Słubicko-Frankfurckie Centrum Kooperacji. Centrum Kooperacji nie jest odrębnym administratorem danych.

2. Inspektor ochrony danych

Stadt Frankfurt (Oder), Behördliche Datenschutzbeauftragte
Goepelstraße 38, 15234 Frankfurt (Oder), Niemcy
tel. +49 335 552-3005
e-mail: Datenschutzbeauftragter@frankfurt-oder.de

3. Kategorie przetwarzanych danych

Przetwarzane mogą być:

• imię i nazwisko, adres e-mail, instytucja i kraj;
• preferowany język, forma udziału i wybór warsztatu;
• dane potrzebne do wystawienia zaświadczenia o uczestnictwie;
• czas rejestracji i potwierdzenia zapoznania się z informacjami wyświetlanymi w formularzu;
• adres IP oraz informacje o przeglądarce, używane do zabezpieczenia formularza i przeciwdziałania nadużyciom;
• podpis na liście obecności;
• dobrowolnie przekazane oceny i komentarze w ankiecie ewaluacyjnej;
• wizerunek i głos utrwalone na zdjęciach oraz nagraniach audio lub wideo.

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od uczestnika albo utrwalane podczas wydarzenia.

4. Cele i podstawy prawne

Rejestracja i przeprowadzenie wydarzenia

Dane rejestracyjne są przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia, kontaktu organizacyjnego, przydziału miejsc na warsztatach, przeprowadzenia wydarzenia i – w stosownych przypadkach – wystawienia zaświadczenia o uczestnictwie.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. e w związku z art. 6 ust. 3 RODO, § 5 ust. 1 Brandenburgisches Datenschutzgesetz oraz § 2 Brandenburgische Kommunalverfassung. Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zadań publicznych Miasta w zakresie edukacji i współpracy transgranicznej.

Potwierdzenie udziału i rozliczenie

Imię i nazwisko, instytucja, kraj, informacje o udziale oraz podpis są przetwarzane w celu potwierdzenia uczestnictwa, udokumentowania prawidłowego przeprowadzenia wydarzenia, rozliczenia dofinansowania oraz przeprowadzenia ewentualnej kontroli. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. e i art. 6 ust. 3 RODO w związku z § 5 ust. 1 i 2 oraz § 8 BbgDSG i warunkami finansowania projektu.

Bezpieczeństwo techniczne

Adres IP, informacje o przeglądarce i dane techniczne są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia formularza, analizy błędów oraz przeciwdziałania nadużyciom. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z § 5 ust. 1 BbgDSG oraz obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa wynikający z art. 32 RODO.

Dobrowolna ankieta

Udział w ankiecie ewaluacyjnej jest dobrowolny. Dopóki odpowiedzi mogą zostać powiązane ze zgłoszeniem za pomocą indywidualnego odnośnika, są przetwarzane na podstawie zgody wyrażonej przez dobrowolne przesłanie ankiety, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wyniki zostaną możliwie szybko zestawione zbiorczo lub zanonimizowane.

5. Zdjęcia oraz nagrania audio i wideo

Profesjonalny fotograf działający na zlecenie Miasta będzie wykonywał materiały służące udokumentowaniu wydarzenia, rozliczeniu projektu oraz informowaniu o działalności Miasta i Centrum Kooperacji. Zdjęcia ogólne przedstawiające przebieg wydarzenia, wystąpienia, warsztaty i większe grupy uczestników są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z § 5 ust. 1 BbgDSG.

Pozowane portrety pojedynczych osób, indywidualne wywiady oraz nagrania, w których konkretna osoba lub jej wypowiedź stanowią główną treść, będą wykonywane i publikowane wyłącznie na podstawie odrębnej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Osoba, która nie chce być fotografowana lub nagrywana, może zgłosić to podczas rejestracji na miejscu, przy podpisywaniu listy obecności albo w dowolnym momencie personelowi lub fotografowi. Otrzyma widoczne oznaczenie umożliwiające respektowanie sprzeciwu. Odmowa nie wpływa na możliwość udziału.

6. Publikowanie materiałów

Materiały mogą być publikowane na stronach internetowych Miasta i Centrum Kooperacji, w raportach projektowych oraz na oficjalnym profilu Facebook „Kooperationszentrum / Centrum Kooperacji”.

Materiały opublikowane w internecie są dostępne na całym świecie i mogą być wyszukiwane, kopiowane, zapisywane lub dalej udostępniane przez inne osoby. Miasto nie może zatem zagwarantować usunięcia wszystkich kopii utworzonych przez osoby trzecie.

7. Facebook i Meta

Publikacja na Facebooku oznacza ujawnienie danych spółce Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia, oraz użytkownikom platformy. Meta przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami i może przetwarzać je także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Według informacji Meta, zależnie od rodzaju przetwarzania, stosowane są decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, w tym Ramy Ochrony Danych UE–USA, oraz standardowe klauzule umowne.

Więcej informacji: polityka prywatności Meta i informacja dla osób niekorzystających z produktów Meta.

8. Obowiązek podania danych

Dane oznaczone w formularzu jako wymagane są konieczne do obsługi zgłoszenia. Bez ich podania rejestracja za pośrednictwem formularza nie jest możliwa. Podpis na liście obecności jest wymagany w zakresie koniecznym do udokumentowania wykorzystania dofinansowania.

Potwierdzenie zapoznania się z informacją o przetwarzaniu danych nie jest zgodą na przetwarzanie niezbędne do rejestracji i przeprowadzenia wydarzenia. Dobrowolne są ankieta oraz zgody na portrety, wywiady i indywidualne nagrania audio lub wideo.

9. Odbiorcy danych

W niezbędnym zakresie dane mogą zostać udostępnione:

• upoważnionym pracownikom Miasta Frankfurt nad Odrą, w szczególności Centrum Kooperacji;
• Ministerium für Bildung, Jugend und Sport des Landes Brandenburg – MBJS;
• Ministerium für Wirtschaft, Energie, Klimaschutz und Europa des Landes Brandenburg – MWEKE;
• właściwym organom kontrolnym i audytowym;
• fotografowi działającemu na zlecenie Miasta;
• zatwierdzonym przez Miasto dostawcom VPS, usług informatycznych i poczty elektronicznej;
• Meta Platforms Ireland Limited oraz odbiorcom publicznie dostępnych publikacji.

MBJS i MWEKE otrzymają wyłącznie dane niezbędne do prawidłowego rozliczenia lub kontroli. Jeżeli wystarczające są informacje anonimowe lub zagregowane, imienne dane uczestników nie będą przekazywane.

10. Przechowywanie i usuwanie

Podczas rejestracji i realizacji wydarzenia dane są przechowywane na zatwierdzonym pisemnie przez Miasto wirtualnym serwerze prywatnym (VPS) znajdującym się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione przez Miasto.

Nie później niż w ciągu siedmiu dni od zakończenia wydarzenia dane niezbędne do potwierdzenia udziału i rozliczenia zostaną przeniesione do zatwierdzonego systemu informatycznego Miasta. Po prawidłowym transferze dane znajdujące się na VPS-ie, w tym kopie zapasowe kontrolowane przez organizatora, zostaną bezpiecznie usunięte.

• Dane potrzebne do potwierdzenia udziału, rozliczenia i kontroli będą przechowywane w systemie Miasta przez pięć lat od zakończenia wydarzenia.
• Dane techniczne, takie jak adres IP i informacje o przeglądarce, zostaną usunięte najpóźniej wraz z usunięciem systemu wydarzenia z VPS-u, chyba że będą dłużej potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.
• Wyniki ankiet zostaną po zakończeniu ewaluacji zestawione zbiorczo lub zanonimizowane i będą przechowywane nie dłużej niż pięć lat.
• Zdjęcia oraz nagrania audio i wideo będą przechowywane przez pięć lat od zakończenia wydarzenia. Publikacje pozostające pod kontrolą Miasta zostaną po upływie tego okresu usunięte.
• Fotograf usunie swoje kopie robocze po przekazaniu materiałów i wykonaniu zlecenia, zgodnie z ustaleniami zawartymi z Miastem.

Obowiązki wynikające z przepisów archiwalnych pozostają nienaruszone. Rozpowszechnionych materiałów drukowanych oraz kopii utworzonych przez osoby trzecie nie można całkowicie wycofać.

11. Prawa uczestnika

Na zasadach określonych w przepisach uczestnik ma prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz – gdy ma zastosowanie – przenoszenia danych. Wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e RODO można wnieść sprzeciw na podstawie art. 21 RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją uczestnika.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

12. Prawo wniesienia skargi

Uczestnik może wnieść skargę do:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Niemcy
e-mail: poststelle@lda.brandenburg.de
formularz skargi online

13. Zautomatyzowane decyzje

Dane nie będą wykorzystywane do profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.