forum2026SŁUBICE · FRANKFURT (ODER)

Datenschutzhinweise

Stand: 21. August 2026

Diese Datenschutzhinweise informieren die Teilnehmenden des 8. Frankfurt-Slubicer Bildungsforum und Fachtag Mehrsprachigkeit 2026 über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Anmeldung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung der Veranstaltung. Die Veranstaltung findet im Projekt „Bildungsbrücken bauen“ des Programms „Bildungskommunen“ statt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

Stadt Frankfurt (Oder), vertreten durch den Oberbürgermeister
Marktplatz 1, 15230 Frankfurt (Oder), Deutschland
Telefon: +49 335 552-0
E-Mail: Kooperationszentrum@frankfurt-oder.de

Die Veranstaltung wird innerhalb der Stadtverwaltung durch das Frankfurt-Słubicer Kooperationszentrum organisiert. Das Kooperationszentrum ist keine eigene verantwortliche Stelle.

2. Behördliche Datenschutzbeauftragte

Stadt Frankfurt (Oder), Behördliche Datenschutzbeauftragte
Goepelstraße 38, 15234 Frankfurt (Oder), Deutschland
Telefon: +49 335 552-3005
E-Mail: Datenschutzbeauftragter@frankfurt-oder.de

3. Kategorien personenbezogener Daten

Verarbeitet werden können:

  • Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Institution und Land;
  • bevorzugte Sprache, Teilnahmeform und Workshopauswahl;
  • Angaben für die Teilnahmebescheinigung;
  • Zeitpunkt der Anmeldung sowie die zur Dokumentation der Hinweise gespeicherten Bestätigungen;
  • IP-Adresse und Browserinformationen zur Absicherung des Anmeldeformulars und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe;
  • Unterschrift auf der Anwesenheitsliste;
  • freiwillig abgegebene Bewertungen und Kommentare in der Evaluation;
  • Bild und Stimme auf Foto-, Audio- oder Videoaufnahmen.

Die Daten werden unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben oder während der Veranstaltung aufgenommen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Anmeldung und Durchführung

Die Anmeldedaten werden zur Bearbeitung der Anmeldung, zur organisatorischen Kommunikation, zur Einteilung der Workshops, zur Durchführung der Veranstaltung und gegebenenfalls zur Ausstellung einer Teilnahmebescheinigung verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 3 DS-GVO, § 5 Absatz 1 Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG) und § 2 Brandenburgische Kommunalverfassung. Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung der öffentlichen Aufgaben der Stadt im Bereich Bildung und grenzüberschreitende Zusammenarbeit erforderlich.

Nachweis und Abrechnung

Name, Institution, Land, Teilnahmeangaben und Unterschrift werden verarbeitet, um die Teilnahme nachzuweisen, die ordnungsgemäße Durchführung zu dokumentieren und die geförderte Veranstaltung abzurechnen und zu prüfen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e und Absatz 3 DS-GVO in Verbindung mit § 5 Absatz 1 und 2 sowie § 8 BbgDSG und den Förderbedingungen des Projekts.

Technische Sicherheit

IP-Adresse, Browserinformationen und technische Protokolle werden ausschließlich verarbeitet, soweit dies zur Sicherung des Formulars, zur Fehleranalyse und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit § 5 Absatz 1 BbgDSG sowie die Sicherheitsverpflichtung nach Artikel 32 DS-GVO.

Freiwillige Evaluation

Die Teilnahme an der Evaluation ist freiwillig. Solange Antworten über den persönlichen Feedback-Link einer Anmeldung zugeordnet werden können, werden sie auf Grundlage der durch das freiwillige Absenden erklärten Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO verarbeitet. Die Ergebnisse werden für die Auswertung so früh wie möglich zusammengefasst oder anonymisiert.

5. Foto-, Audio- und Videoaufnahmen

Ein von der Stadt beauftragter professioneller Fotograf fertigt Aufnahmen zur Dokumentation der Veranstaltung, zur Projektabrechnung sowie zur Information über die Arbeit der Stadt und des Kooperationszentrums an. Übersichtsaufnahmen des Veranstaltungsgeschehens, von Vorträgen, Workshops und größeren Gruppen werden auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit § 5 Absatz 1 BbgDSG verarbeitet.

Gestellte Einzelporträts, individuelle Interviews und Aufnahmen, bei denen eine bestimmte Person oder ihre Äußerung im Mittelpunkt steht, werden nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO angefertigt und veröffentlicht.

Wer nicht fotografiert oder aufgenommen werden möchte, kann dies bei der Anmeldung vor Ort, beim Unterzeichnen der Anwesenheitsliste oder jederzeit gegenüber dem Veranstaltungsteam oder dem Fotografen erklären. Die Person erhält eine erkennbare Kennzeichnung. Die Ablehnung hat keine Auswirkungen auf die Teilnahme.

6. Veröffentlichung

Aufnahmen können auf den Internetseiten der Stadt und des Kooperationszentrums, in Projektberichten und auf der offiziellen Facebook-Seite „Kooperationszentrum / Centrum Kooperacji“ veröffentlicht werden.

Im Internet veröffentlichte Inhalte sind weltweit zugänglich und können von Dritten gesucht, kopiert, gespeichert oder weiterverbreitet werden. Die Stadt kann deshalb nicht gewährleisten, dass sämtliche von Dritten erstellten Kopien später gelöscht werden.

7. Facebook und Meta

Bei einer Veröffentlichung auf Facebook werden Daten gegenüber Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, und gegenüber den Nutzenden der Plattform offengelegt. Meta verarbeitet Informationen nach eigenen Datenschutzbestimmungen und kann sie auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeiten. Nach Angaben von Meta werden hierfür – je nach Verarbeitung – Angemessenheitsbeschlüsse einschließlich des EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln eingesetzt.

Weitere Informationen: Meta-Datenschutzrichtlinie und Informationen für Personen, die keine Meta-Produkte nutzen.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Anmeldedaten sind für die Bearbeitung der Anmeldung erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme über das Anmeldeformular nicht möglich. Die Unterschrift auf der Anwesenheitsliste ist erforderlich, soweit sie für den Förder- und Verwendungsnachweis benötigt wird.

Die Bestätigung, dass die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen wurden, ist keine Einwilligung in die für Anmeldung und Durchführung erforderliche Datenverarbeitung. Freiwillig sind die Evaluation sowie Einwilligungen in Einzelporträts, Interviews und personenbezogene Audio- oder Videoaufnahmen.

9. Empfänger

Daten können im jeweils erforderlichen Umfang folgenden Empfängern zugänglich gemacht werden:

  • befugten Beschäftigten der Stadt Frankfurt (Oder), insbesondere des Frankfurt-Słubicer Kooperationszentrums;
  • dem Ministerium für Bildung, Jugend und Sport des Landes Brandenburg (MBJS);
  • dem Ministerium für Wirtschaft, Energie, Klimaschutz und Europa des Landes Brandenburg (MWEKE);
  • zuständigen Prüf- und Kontrollstellen;
  • dem von der Stadt beauftragten Fotografen;
  • den von der Stadt zugelassenen VPS-, IT- und E-Mail-Dienstleistern;
  • Meta Platforms Ireland Limited und den Empfängern öffentlich zugänglicher Veröffentlichungen.

MBJS und MWEKE erhalten nur die Daten, die für die ordnungsgemäße Abrechnung oder Kontrolle erforderlich sind. Soweit anonyme oder zusammengefasste Angaben genügen, werden keine personenbezogenen Teilnehmerdaten übermittelt.

10. Speicherung und Löschung

Während der Anmeldung und Durchführung werden die Daten auf einem von der Stadt schriftlich zugelassenen virtuellen privaten Server (VPS) innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert. Zugriff haben ausschließlich von der Stadt befugte Personen.

Spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Ende der Veranstaltung werden die für Nachweis und Abrechnung erforderlichen Daten in das zugelassene IT-System der Stadt übertragen. Nach erfolgreicher Übertragung werden die auf dem VPS vorhandenen Daten einschließlich der vom Veranstalter kontrollierten Sicherungskopien sicher gelöscht.

  • Nachweis- und Abrechnungsdaten werden fünf Jahre ab Ende der Veranstaltung im System der Stadt gespeichert.
  • Technische Daten wie IP-Adresse und Browserinformationen werden spätestens mit der Löschung des Veranstaltungssystems auf dem VPS gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.
  • Auswertungen der Evaluation werden nach Abschluss der Auswertung zusammengefasst oder anonymisiert und höchstens fünf Jahre gespeichert.
  • Foto-, Audio- und Videoaufnahmen werden fünf Jahre ab Ende der Veranstaltung gespeichert. Veröffentlichungen, die unter der Kontrolle der Stadt stehen, werden nach Ablauf dieses Zeitraums entfernt.
  • Der Fotograf löscht seine Arbeitskopien nach Übergabe der Aufnahmen und vollständiger Erfüllung seines Auftrags gemäß den Vereinbarungen mit der Stadt.

Gesetzliche Archivierungspflichten bleiben unberührt. Bereits verteilte Druckerzeugnisse und von Dritten angefertigte Kopien können nicht vollständig zurückgerufen werden.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie – soweit anwendbar – Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gemäß Artikel 21 DS-GVO eingelegt werden.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

12. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Deutschland
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
Online-Beschwerdeformular

13. Automatisierte Entscheidungen

Es finden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Artikel 22 DS-GVO und kein Profiling statt.